2. Communication et accompagnement utilisateur
Certaines étapes du projet nécessitent un accompagnement renforcé en particulier autour des messages suivants :
Sécuriser l’amont projet
En amont du projet, un des facteurs clé de succès est d’embarquer les utilisateurs et de les faire adhérer au projet. Les établissements ont remonté que sensibiliser l’ensemble des acteurs de l’établissement (de la direction aux professionnels) aux enjeux de cybersécurité et de sécurisation de l’accès aux données de santé dans lequel s’inscrit le projet a permis aux utilisateurs de plus s’impliquer dans le projet.
Anticiper l’enregistrement au RPPS
Deux processus ont été identifiés comme nécessitant un accompagnement :
- Le préenregistrement des professionnels sur le portail RPPS+ : des guides mis à disposition par l’ANS sont disponibles . Ils peuvent permettre de créer des guides spécifiques à votre établissement permettant par exemple de préciser le bon FINESS à saisir par le professionnel dans son formulaire de préenregistrement.
- La mise à jour des informations des professionnels dans le RPPS et les procédures pour le faire en fonction de leur profession :
- Pour les professionnels à rôle directement sur le portail RPPS+
- Pour les professionnels à Ordre en contactant leur ordre
- Pour les professionnels à enregistrement ARS via une demande sur le portail eRPPS
Anticiper les questions sur France Connect
En première réaction les utilisateurs peuvent remonter de l’appréhension à l’utilisation de France Connect. Une des peurs qui revient souvent est la peur que l’établissement ou les portails aient accès à leurs données personnelles comme leurs impôts ou leurs données de santé puisqu'ils y associent l’usage de France Connect.
Il est donc utile en avance de phase de communiquer sur le rôle de France Connect et de rassurer les utilisateurs sur le fait qu’aucune donnée autre que celles précisées sur la page d’accueil n’est collectée (cf. ci dessous)
Commander les MIE de l’ANS
Le processus de commande de MIE (pour les MIE fourni par l’ANS) est dépendant de la catégorie de professionnel. Un besoin d’accompagnement des structures à l’appropriation de ces différents processus a été identifié. A noter que l’ANS met déjà à disposition des guides sur ses outils pour les professionnels.
Ci-dessous, nous avons listé une liste non-exhaustive de procédés de communication mis en place par les lauréats pour accompagner les étapes projets ci-dessus. Certains de ces éléments de communication s'inspirent de ce qu'a déjà produit l'ANS, remaniés aux spécificités de la structure.
- Newsletter autour de la cybersécurité, incluant des éléments sur le projet et son avancée
- Présentation générale sur le projet et l’intérêt des professionnels autour du projet
- Campagne de mails sur les changements liés au projet, au fur et à mesure de son avancée
- Partage d’informations lors d’un exercice cybersécurité
- Communication sur les nouveaux processus RH et l’enregistrement à l’embauche pour les professionnels à rôle (ex. mails types dans le processus d’accueil)
- Campagne d’affiche autour du RPPS
- Guide pour l’enregistrement au RPPS+ pour les professionnels à rôle
- Guide spécifique pour la gestion des multi professions, notamment avec une profession à rôle RPPS+
- Communication autour des nouvelles procédures
- Atelier ou permanence en présentiel pour accompagner les professionnels à l’enregistrement RPPS
- Guide pour expliquer le processus de commande du MIE et autres actions à réaliser à la réception
- Guide autour de l’activation de la e-CPS si utilisée
- Tutoriel pour utiliser ProSantéConnect
- Atelier ou permanence en présentiel pour accompagner les professionnels à la commande/activation d’un MIE et utilisation de ProSantéConnect