Partie 3 : Enseignements tirés de la phase alpha de l'appel à projet HospiConnect
Quelques retours d'expérience sur les différentes phases projet
En reprenant les principales étapes du cadrage ou les principaux chantiers décrits dans la partie deux, nous avons avec les lauréats identifiés pour chacun d'entre eux des retours d'expériences et points d'attentions que nous présentons dans les tableaux récapitulatifs ci-dessous
Comprendre les principes réglementaires autour de la sécurisation de la chaîne d’identification électronique
Faire un état des lieux de la gestion de l’identification électronique des professionnels, des contraintes organisationnelles et SI
Définir la cible organisationnelle de l’identification des professionnels
Définir les modalités de sécurisation de l’identification électronique des professionnels
Construire son équipe projet
Définir son plan projet
Construire son plan de communication interne
Bien maitriser le RIE pour comprendre les enjeux et les exigences pour se lancer dans les transformations nécessaires
Comprendre le processus d’homologation du MIE dans le cas du déploiement de ce derniers et l’utilisation d’un MIE autre que ceux proposés par l’ANS
Intégrer l’ensemble des populations de professionnel à l’état des lieux pouvant avoir des contraintes différentes : différents processus de recrutement, d’enregistrement, équipés ou non de CPS…
Cartographier les différentes sources de création d’identité au sein de l’établissement et définir le référentiel maitre
Comprendre les règles de création d’identité au sein de sa structure et, si absentes, anticiper leurs créations et déploiements
Ne pas oublier la gestion des contrats courts, intérimaires, vacataires et stagiaires au sein de l’établissement
Prendre en compte les populations étudiants comme les internes qui ont un mode de gestion particulier
Anticiper les changements de processus et la conduite de changement associée.
Les données restreintes de l’Annuaire peuvent permettre le rapprochement d’identité avec l’identité nationale du professionnel (sont présentes les données d’état civil complet) - leur manipulation reste difficile, elles ne sont accessibles qu'en plusieurs fichiers excel aujourd'hui
Si utilisation de la e-CPS en structure, il faut équiper en téléphone professionnel ou anticiper la validation de l’utilisation de l’usage personnel en CSE
Anticiper les changements de processus et la conduite de changement associé.
Ne pas oublier d’intégrer dans l’équipe projet les fonctions de l’établissement dont les processus sont au cœur du projet. En particulier la fonction RH ou les affaires médicales qui ont été souvent remontées
Bien intégrer avant de lancer le projet que la principale transformation est organisationnelle pour l’établissement
Echanger rapidement avec les éditeurs concernés pour valider avec eux de leur implication dans la comitologie
Intégrer les valideurs et décideurs de l’établissement en amont du projet afin de s’assurer leur appui et de leur compréhension des enjeux
Définir l’objectif cible et les étapes nécessaires dans le contexte de l’établissement
Définir les différentes communications par population : utilisation éventuelle de communication spécifiques à certaines populations pour les orienter vers les bonnes démarches (en fonction de la profession, du MIE…)
Mettre en avant dans la communication des leviers autour de la cybersécurité ou les usages que les professionnels peuvent en retirer (MS Santé, DMP…)
Principaux chantiers en quelques points clés
Faire les changements organisationnels nécessaires
Définir et déployer avec les édieturs les développements techniques nécessaires
Equiper les professionnels d'une identité
Former l'ensemble des professionnels
Déployer le moyen d'identification électronique choisi au sein de l'établissement
Tester les nouveaux processus et organiser le support
Pour le moment, l’enregistrement des professionnels à rôle par l’établissement demande une charge supplémentaire à l’établissement (à son gestionnaire) qui est à prendre en compte dans le processus cible
Le processus de l’enregistrement des professionnels à Ordre ou ARS ne passe pas par l’établissement mais est dépendant de leurs autorités d’enregistrements respectives. Cela peut impliquer des délais supplémentaires dans le processus.
Il peut être intéressant pour les établissements partageant un éditeur de se coordonner autour d’un éditeur
Dans le cas de l’utilisation de Pro SantéConnect, s’assurer que les pare-feu de la structure ne bloquent pas certains fournisseurs d’identité de FranceConnect
Au sein de la profession infirmier, beaucoup de professionnels ne sont pas enregistrés ou réticents à l’enregistrement RPPS (cotisation à l'Ordre National des Infirmiers nécessaire)
Les données d’exercice des professionnels sont publiées sur l’Annuaire Santé. Pour les professionnels à rôle, c’est l’établissement en sa qualité d’autorité d’enregistrement qui est tenu de d’informer le professionnel de cette publication automatique
Evaluer et anticiper la charge de travail que représente l’enregistrement au RPPS par le portail RPPS+
Les professionnels ont remonté des besoins d’accompagnement à l’enregistrement ou la mise à jour d’information sur les portails RPPS.
Informer et accompagnement les professionnels sur l’enregistrement FranceConnect (notamment en les rassurant que les données des impôts ou d’Assurance Maladie ne seront pas repris dans le RPPS) - la liste des données reprises par le RPPS est explicitée au moment de la validation de l'identité de la personne par FranceConnect
Trouver des ambassadeurs par profession au niveau de l’établissement pour évangéliser la démarche au sein de la structure
Certains MIE ne sont pas gérés par l’établissement mais doivent être commandés et réceptionnés par les professionnels dans le cadre de processus non maitrisés par l’établissement
Ne pas sous-estimer la charge liée au support sur l’ensemble de ces nouveaux processus et réfléchir clairement à une répartition des tâches entre les directions informatiques, les ressources humaines, les affaires médicales et la sécurité